Automatisation et intégrations
Planifiez un processus d’approbation avec versions, pouvoir décisionnel, échéances, délégation, escalade et nouvelle soumission sécuritaire.
Comment le flux de travail s’articule
Un flux de travail d'approbation devient peu fiable lorsqu'il ne peut pas expliquer quelle version a été examinée, qui avait autorité ou ce qui se passe après un rejet. Un petit modèle d'état fournit cette clarté et facilite la mise en œuvre des rappels, la délégation, l'escalade et l'historique des audits.
Un enregistrement d'achat, de document, de demande ou de changement peut avoir plusieurs tentatives d'approbation au fil du temps. Créer un dossier d'approbation lié à une version de présentation bloquée, à la décision demandée, à la politique, à l'approbation assignée et à la date limite. Les modifications ultérieures devraient créer une nouvelle version ou invalider visiblement l'approbation en attente.
Les États utiles pourraient comprendre la préparation, la soumission, l'affectation, l'examen, les modifications demandées, approuvées, rejetées, expirées et annulées. Définir qui peut entrer chaque état et quelles données sont nécessaires. Par exemple, le rejet peut exiger une raison alors que l'approbation au-delà d'un seuil peut exiger un deuxième examinateur.
Une escalade peut aviser un gestionnaire, réaffecter la décision ou créer une exception sans modifier l'autorité d'approbation. La délégation devrait identifier l'approbateur, le délégué, la période de validité et la base de politique. Évitez de transmettre silencieusement un lien à quelqu'un dont l'autorité ne contrôle jamais le système.
Les changements demandés devraient indiquer ce qui doit changer et qui est le propriétaire de la révision. Une nouvelle présentation crée une nouvelle version susceptible d'examen et renvoie à la décision antérieure. Le rejet final ou l'annulation devrait fermer les tâches en aval qui ne sont plus valides.
Imaginez un gestionnaire des opérations qui soumet une demande d'achat du fournisseur. La demande est validée par rapport aux champs requis, classée dans la troisième version, et acheminée à un approbateur ministériel. L'approbateur demande une date de livraison révisée, de sorte que l'approbation se termine comme les changements demandés pendant que la demande d'achat retourne à la révision. La quatrième version est ensuite présentée comme une nouvelle tentative d'approbation avec un lien avec la décision antérieure.
Si l'approbateur est absent, un délégué approuvé par la politique peut accepter l'affectation. L'historique de la vérification tient toujours compte de l'affectation initiale, de la règle de délégation, de la personne qui a décidé et de la version exacte examinée. Après approbation, la tâche d'achat en aval commence une fois; des notifications répétées ou des mises à jour de page ne créent pas une autre tâche.
Repère visuel
Un état est utile lorsqu'il dit au personnel ce qui s'est passé, qui agit ensuite et quelles transitions sont autorisées.
Préparation
Le demandeur peut modifier; aucune décision d'approbation n'est en instance.
Présenté
Une version gelée attend le routage vers un approbateur autorisé.
Révision
Un approbateur a accepté la responsabilité de la décision.
Modifications demandées
Le travail de révision est assigné et la version révisée demeure dans l'histoire.
Approuvé
La décision est définitive et l'action autorisée en aval peut commencer.
Expiré ou annulé
La tentative est close sans prétendre qu'une décision a été prise.
Les approbations échouent de manière subtile lorsque deux personnes agissent immédiatement ou lorsqu'une décision arrive après que le dossier sous-jacent a changé. Utilisez une vérification de version lors de l'acceptation d'une décision et de renvoyer un conflit clair si une autre action a déjà clôturé la tentative. Les notifications doivent être liées à l'enregistrement courant plutôt que d'intégrer une action qui peut être rejouée sans revalidation.
Commencez le déploiement avec un petit type de demande dont les règles d'autorité sont déjà comprises. Examiner les approbations expirées, la fréquence des réaffectations, le temps passé dans chaque état et les motifs des demandes de changement. Ces mesures révèlent une ambiguïté du processus plus clairement que le nombre de courriels de rappel envoyés.
Questions pratiques
Le courrier électronique peut livrer la demande, mais le système doit authentifier le décideur et enregistrer l'élément exact, la version, l'action et le temps dans le flux de travail faisant autorité.
Appliquer une règle de réaffectation documentée, conserver l'affectation initiale et vérifier que le nouvel approbateur a le pouvoir de prendre la décision en instance.
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Collaborer avec Sun Cluster
Sun Cluster développe des flux de travail d'approbation et d'escalade avec une autorité claire, l'état, les notifications et l'historique d'audit.
